Quels facteurs prendre en compte pour choisir le logiciel de gestion, ou plutôt, l'ERP le plus adapté à votre entreprise ? Dans ce guide, nous verrons ensemble à quoi sert un logiciel de gestion dans l'entreprise, pourquoi et quand l'adopter. Nous vous aiderons à évaluer les éléments clés essentiels pour identifier le meilleur programme pour votre entreprise et ce qu'un bon logiciel doit être capable de faire pour vous aider à atteindre vos objectifs. Avant d'entrer dans le vif du sujet, il est cependant bon de préciser une différence importante , celle entre "logiciel de gestion" et "ERP".
Logiciel de gestion d'entreprise ou ERP ?
Logiciel de gestion et Enterprise Resource Planning (ERP) sont deux termes souvent utilisés comme synonymes, mais en réalité ils ne signifient pas exactement la même chose.
Par logiciel de gestion, entendu au sens strict, on entend un programme qui permet de gérer une ou plusieurs fonctions de l'entreprise. Par exemple, les logiciels de comptabilité, les logiciels d'entrepôt, etc. sont des logiciels de gestion. Le terme ERP, quant à lui, désigne un véritable système d'information d'entreprise (SI ou SIA) qui rassemble et connecte toutes les fonctions de l'organisation.
Dans ce guide, nous nous concentrerons principalement sur ce dernier outil.
Pourquoi adopter un logiciel ERP et à quoi ça sert ?
Nous vivons dans un monde en constante évolution, où la flexibilité, la proactivité et la rapidité sont des conditions essentielles pour être compétitif sur le marché. Dans ce scénario imprévisible, la clé du succès d'une entreprise réside dans la "capacité à s'adapter de manière continue et agile à des contextes très incertains et volatils, sans interrompre la croissance, mais plutôt en l'accélérant".
Pour que cela soit possible, il est essentiel de gérer l'entreprise comme une entité intégrée , prête à réagir aux changements externes soudains.
Cependant, souvent les systèmes uniques utilisés dans l'organisation – le programme de production, le logiciel d'administration, le logiciel de gestion de documents , le logiciel de gestion de cycle actif et passif… – ne communiquent pas efficacement entre eux , ralentissant les processus, augmentant le risque de erreur et le risque de réagir tardivement aux nouvelles demandes émanant du marché.
Les systèmes de gestion ERP sont nés pour pallier ce problème , car ils regroupent les différentes applications dans un seul système d'information , devenant un outil dont aujourd'hui une entreprise ne peut plus se passer .
Les avantages d'un logiciel ERP
Les logiciels de gestion permettent de réduire les coûts , d'accélérer les processus et d'éliminer les gaspillages , et sont souvent un levier pour booster les ventes.
En effet, 53 % des PME interrogées lors de l'enquête ont déclaré avoir augmenté leurs volumes de ventes grâce à l'adoption d'un système de gestion. De plus, les entreprises étudiées ont également confirmé l'impact positif du logiciel sur les performances d'autres entreprises :
- Augmentation des marges , rapidité de recouvrement des créances, qualité de la communication avec les clients et taux de conversion.
- Rationalisation de l'offre de produits et services.
- Réduction des erreurs de gestion , du temps d'accès aux documents et informations, et du temps de traitement des factures et documents administratifs.
- Une plus grande efficacité en matière de coûts d'exploitation (ce qui se traduit par une réduction des coûts du personnel ordinaire et extraordinaire, des stocks et des déchets de production).
En plus de ces effets tangibles , les personnes interrogées ont également trouvé des avantages intangibles, essentiels pour être compétitifs sur le marché actuel : un meilleur contrôle des performances , une mise à jour des données en temps réel , une plus grande évolutivité de l'entreprise et une proactivité dans la réponse aux changements.
Ce n'est donc pas un hasard si, souvent, le besoin d'adopter un nouvel ERP se fait sentir pour réagir plus efficacement au contexte dans lequel évolue l'entreprise.
Quand changer de direction ou adopter un seul logiciel ERP
Comme nous l'avons vu, un logiciel ERP intègre toutes les applications métier dans un seul système , avec un effet en cascade positif sur l'ensemble de l'entreprise. De plus, cet outil permet à l'entreprise d'avoir une vue d'ensemble des activités : un élément fondamental pour prendre des décisions éclairées, plus rapidement et plus efficacement.
C'est précisément pour cette raison que la nécessité d'adopter un logiciel de gestion unique se pose généralement lorsque l'organisation comprend que le fait d'avoir plusieurs outils différents pour gérer son activité - un logiciel pour l'administration, un pour l'entrepôt, un autre pour la facturation... - représente une limite .
Dans d'autres cas, cependant, la nécessité d'identifier un nouveau programme se pose lorsque l'organisation dispose déjà d'un système de gestion , mais ses caractéristiques ne répondent plus aux objectifs commerciaux ou ne permettent pas à l'entreprise de se développer. Cela arrive par exemple lorsque l'organisation ouvre un e-commerce pour remplacer les points de vente, à l'occasion d'une fusion d'entreprise ou du rachat d'une entreprise.
Ou le besoin d'un nouvel ERP se fait sentir en réponse aux changements technologiques, du marché et du travail . Par exemple, c'est une décision fréquente dans les entreprises qui souhaitent améliorer le time-to-market ou mettre en place un travail intelligent, en gardant le contrôle des processus et des flux, même à distance.
Par conséquent, les raisons de l'adoption de nouveaux logiciels peuvent être très différentes les unes des autres. C'est pourquoi la première étape dans le choix du programme le plus adapté à une entreprise individuelle commence par une analyse de ses besoins spécifiques .
Dans votre cas, quels sont-ils ?
Voici quelques questions directrices qui vous permettront de clarifier les besoins de votre organisation et par conséquent d'identifier le type de gestion à intégrer.
Comment choisir un logiciel de gestion : la première étape consiste à identifier les besoins de votre entreprise
“Un logiciel complet et simple d'utilisation qui nous permet de gérer toutes les activités de l'entreprise avec un seul outil et avec l'aide d'un service d'assistance rapide et attentionné.” Si nous devions résumer en une seule phrase le besoin type de ceux qui s'apprêtent à choisir un logiciel de gestion pour leur entreprise - ou à changer de plan - ce serait très probablement celui-ci.
C'est une motivation commune à toutes les organisations, grandes ou petites, mais qui ne suffit pas à elle seule à identifier le programme réellement adapté à l'entreprise. Il faut approfondir et analyser le métier avec une approche qui prend en compte toutes les variables importantes : secteur, processus, systèmes d'information existants.
Pour vous aider à clarifier plus précisément quels sont les objectifs, les caractéristiques et les besoins de votre organisation (et donc à identifier le logiciel ERP le plus adapté pour vous), nous avons compilé une liste de questions directrices à vous poser, avant d'analyser les options possibles :
1) Secteur et caractéristiques de l'entreprise
- Que fait votre entreprise (est-ce une entreprise manufacturière, commerciale, de services ou son cœur de métier est-il un autre) ?
- Dans quel secteur opère-t-il ?
- À quel point est-il structuré ?
- Quels sont les domaines d'activité les plus importants ?
2) Processus commerciaux, relations avec les fournisseurs et les clients, fonctions essentielles
- Quels sont les processus internes de votre organisation ? Et quelles sont vos relations avec vos fournisseurs et clients ?
- Quelles fonctions doivent absolument être supportées par le système de gestion (administration, production, entrepôt…) ?
- A quels besoins opérationnels le logiciel doit-il répondre ? Par exemple, en plus de l'administration, doit-il également pouvoir gérer la production ou s'intégrer au e-commerce ?
- Quelles fonctions métier doit-il rendre plus simple et plus efficace ?
3) Logiciels et applications déjà présents dans l'entreprise
- Quelles applications sont déjà présentes dans l'entreprise (CRM, gestion comptable, MES…) ?
- S'il existe déjà un système de management dans l'entreprise, pourquoi ne répond-il plus aux caractéristiques de votre entreprise ?
- L'infrastructure et les systèmes d'exploitation actuellement présents dans l'entreprise sont-ils à jour ou obsolètes ?
Répondre à ces questions vous aidera à clarifier les besoins réels et les exigences fonctionnelles que le logiciel devrait avoir.
Que doit « pouvoir » faire un logiciel de gestion pour votre entreprise et quelles caractéristiques doit-il avoir ?
Comment s'orienter dans le choix des logiciels, dans un contexte où l'offre est si large ?
Voici les principaux facteurs à considérer :
Vérifiez si le logiciel que vous envisagez prend en charge les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin
Les exigences fonctionnelles sont le point de départ d'un premier examen. Certaines fonctions doivent toujours être présentes dans le logiciel ERP que vous choisissez, car elles sont essentielles dans toutes les entreprises, quels que soient leur taille et leur secteur. Je suis:
- Gestion administrative pour remplir les obligations fiscales et légales
- Gestion financière (paiements, écriture au journal et échéancier)
D'autres fonctions peuvent s'y ajouter, qui doivent tenir compte des caractéristiques de l'entreprise et du type d'activité :
- Gestion d'entrepôt
- Support commercial (comme les devis et la gestion des listes de prix)
- Gestion de la production
- l'intelligence d'entreprise
Et ainsi de suite.
Sur quel serveur sera-t-il installé : logiciel on premise ou cloud ?
Un autre aspect à considérer est lié au type d' infrastructure technologique déjà présente dans l'entreprise . C'est un facteur qui conditionne surtout le choix entre une solution installée directement sur les serveurs de l'entreprise (on premise) et un logiciel cloud.
En fait, adopter un système de gestion sur site dans une organisation où les systèmes d'exploitation sont obsolètes et l'infrastructure est obsolète pourrait entraîner un coût important, qui peut être évité en préférant les logiciels cloud. En revanche cependant, les logiciels installés sur les serveurs de l'entreprise constituent à toutes fins utiles un circuit fermé , accessible uniquement dans la structure, et si l'entreprise a la possibilité de supporter les frais de gestion et de maintenance, dans bien des cas la solution reste à améliorer. .
Le travail à distance peut aussi avoir un impact sur ce choix : si de nombreux collaborateurs travaillent en mobilité et en smart working et que l'entreprise préfère externaliser la sécurité des données, le cloud est généralement la solution à privilégier.
Évolutivité : une caractéristique indispensable pour être compétitif sur le marché actuel
L' évolutivité du logiciel est une caractéristique essentielle pour être compétitif sur le marché actuel. Mais qu'entend-on par ce terme ? Un logiciel est évolutif s'il peut s'adapter au volume et au type de données traitées et s'il peut être facilement intégré à d'autres logiciels et services, par exemple avec un CRM ou un logiciel de facturation électronique.
Comme vous pouvez facilement le deviner, cette fonctionnalité est essentielle pour garantir que votre entreprise s'adapte rapidement aux changements du marché et aux besoins changeants de votre entreprise.
A l'inverse, une solution non évolutive peut, au fil du temps, s'avérer trop rigide et bloquer la croissance de l'organisation ou l'empêcher de s'adapter aux nouvelles exigences technologiques et de sécurité , simplement parce qu'il n'est pas possible d'étendre les fonctionnalités du logiciel.
Concrètement, choisir un logiciel non évolutif se traduit par des opportunités manquées pour l'entreprise. Nous vous conseillons donc de toujours opter pour un système de gestion doté d'outils d'importation et d'exportation de données.
Simplicité d'utilisation et automatisation : facteurs essentiels pour optimiser le temps et les ressources
Dans l'entreprise, qui utilisera le plus le management ? Si vous faites affaire avec des personnes qui n'ont pas de compétences technologiques spécialisées, il est important de choisir un logiciel intuitif et simple d'utilisation .
En effet, l'objectif d'un ERP est de simplifier les processus, d'accélérer les activités opérationnelles (émission de factures, gestion des paiements et des stocks…) et de réduire le risque d'erreur. Un logiciel qui automatise certaines tâches – par exemple, un programme qui transforme automatiquement une commande d'entrepôt entrante ou un devis en facture – est certainement le meilleur choix pour éviter les retards, les oublis et les fautes de frappe.
Pour comprendre si le logiciel que vous évaluez est vraiment intuitif, nous vous conseillons de demander un essai gratuit , avec l'aide d'un consultant qui pourra vous montrer les caractéristiques et fonctionnalités du programme.
Sécurité et mises à jour : un aspect fondamental
Pour garantir la sécurité des données et de l'entreprise, il est primordial de choisir un système de gestion toujours à jour.
En fait, mettre à jour un logiciel signifie introduire de nouvelles fonctionnalités, résoudre des bogues et réduire les vulnérabilités du système . Dans le même temps, les mises à niveau technologiques doivent s'accompagner d' une conformité réglementaire et fiscale . C'est aussi un facteur très important, surtout dans un pays comme l'Italie, où les changements législatifs sont si fréquents.
Fiabilité du fournisseur et expérience du consultant
Confieriez-vous la gestion comptable de votre entreprise à un consultant peu expérimenté dans le secteur ou un dossier important à un avocat récemment diplômé ? Le choix du logiciel de gestion doit suivre la même logique.
L'expérience, la fiabilité et la solidité sont trois des facteurs les plus importants à considérer lors du choix du programme ERP sur lequel baser les processus de votre entreprise.
Y a-t-il une période de formation et d'accompagnement ?
Supposons que vous ayez identifié le logiciel de gestion commerciale qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise. Même s'il s'agit d'une solution facile à utiliser et à intégrer, il est toujours conseillé de pouvoir compter sur une période de formation initiale , suivie d' un coaching , surtout lorsque le logiciel choisi regorge de fonctionnalités et que votre entreprise est très structurée.
Le service après-vente est-il inclus dans l'offre ?
Au fil du temps, votre entreprise peut avoir besoin d' intégrer de nouvelles fonctionnalités et votre personnel peut avoir besoin d'aide . Pouvoir compter sur un service client attentif et ponctuel, des manuels d'utilisation, des guides, des séminaires et des webinaires en ligne est une garantie supplémentaire !
Compatibilité avec les systèmes existants
Il arrive souvent qu'une entreprise utilise depuis longtemps des systèmes stratégiques pour son activité - par exemple des logiciels d'optimisation de la logistique d'entrepôt ou de planification et d'ordonnancement des matériaux et des ressources de production (Global Planning System) - et ne veuille pas y renoncer au profit d'un nouveau logiciel de gestion. Dans ces cas, il est important de vérifier que le nouvel ERP a toutes les exigences pour communiquer avec les systèmes existants.
Les facteurs économiques à prendre en compte dans le choix du système de gestion
Après avoir évalué le logiciel d'un point de vue fonctionnel, technologique et de service, le dernier aspect à considérer est la variable économique . « Combien coûte un logiciel de gestion ? » C'est une question qu'on nous pose souvent, mais à laquelle il est difficile de donner une réponse à l'avance. En fait, cela dépend du type de logiciel choisi (sur site ou cloud), des fonctions que le programme doit avoir et de toute intégration avec les systèmes existants.
Dans le cas d'un système de gestion ERP riche en fonctionnalités, il est alors indispensable de prévoir une première analyse , suivie d'une installation, d'une formation et d'un accompagnement à l'utilisation du logiciel (jusqu'au go live).
A ces facteurs s'ajoutent les coûts de maintenance et de mise à jour - qui doivent être internalisés si le logiciel est installé sur les serveurs de l'entreprise - et ceux d'assistance technique.
Sans compter que l'investissement doit également prendre en compte les modes d'achat et d'approvisionnement , qui dans le monde du logiciel sont principalement :
- Achat d'une licence auquel s'ajoute le paiement d'une redevance périodique, dans le cas d' un logiciel on-premise , c'est-à-dire installé sur les serveurs de l'entreprise.
- Paiement d'une redevance périodique , dans le cas d' un logiciel cloud destiné à gérer une ou seulement certaines fonctions comme, par exemple, la facturation électronique.
- Dans le cas d' un logiciel ERP plus avancé , en revanche, l'investissement comprend : le conseil et l'installation, l'achat de la licence et le paiement d'une redevance périodique à laquelle peuvent s'ajouter des interventions techniques et des formations.
De manière générale, il est bon de savoir que choisir la solution la moins chère ne se traduit pas toujours par un bon investissement. En effet, le risque est d'adopter un système de management incomplet et sous-dimensionné par rapport aux besoins réels de l'entreprise. Dans ce cas, il peut être nécessaire, ultérieurement, de faire un investissement supplémentaire pour intégrer les services et fonctionnalités manquants ou même changer de logiciel (avec une perte de temps et de ressources supplémentaire).
A l'inverse, choisir au préalable un ERP d'une marque connue, sans évaluer si les caractéristiques de la solution choisie sont réellement indispensables pour son entreprise, peut conduire une organisation à adopter des logiciels surdimensionnés . Et donc de supporter des frais qu'il aurait pu éviter, en s'appuyant sur l'aide et l'expérience d'un consultant logiciel .
Quel logiciel ERP adopter dans votre entreprise ?
Passons en revue les principales étapes à suivre pour choisir le logiciel de gestion le plus adapté à votre entreprise :
Analysez votre organisation
- Quels sont les objectifs à atteindre, les caractéristiques de l'entreprise et ses besoins ?
- Dans quel secteur opère-t-il, comment est-il structuré et quelles fonctions ne doivent absolument pas manquer dans le logiciel de gestion que vous choisissez ?
- Quels logiciels et applications sont déjà présents dans l'entreprise ? Les systèmes d'information utilisés sont-ils obsolètes ou modernes ?
- S'il existe déjà un système de gestion, pourquoi le besoin de le changer s'est-il fait sentir ?
Évaluez les options disponibles sur le marché en vous assurant d'évaluer ces aspects :
- Le logiciel possède-t-il les fonctionnalités que vous considérez essentielles pour votre entreprise ?
- Dans votre cas, une solution sur site ou basée sur le cloud est-elle préférable ?
- Le système de gestion est-il évolutif, simple d'utilisation et automatisé ?
- Est-il à jour tant d'un point de vue technologique que d'un point de vue réglementaire et fiscal ?
- Le fournisseur est-il fiable et quelle est son expérience ?
- Le service comprend-il une formation initiale et y a-t-il une assistance après-vente ?
- Le logiciel est-il compatible avec les systèmes existants ?
Comparez les logiciels disponibles en tenant compte du fait que la meilleure solution n'est pas toujours d'opter pour le programme le moins cher ou le plus cher : tout dépend de vos besoins.
Un logiciel de gestion ERP par exemple, vous permet de gérer et de contrôler tous les domaines de l'entreprise avec un seul outil. Il est simple à utiliser, plein de modules , de fonctions déjà disponibles et de services que vous pouvez intégrer immédiatement ou ultérieurement, car il est évolutif et conçu pour aider votre entreprise à se développer.